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Gestionar y administrar a tus vendedores es esencial para alcanzar el éxito en tu negocio. En este artículo, exploráremos cómo llevar a cabo esta tarea de manera eficiente, efectiva y te daremos algunos tips en base a nuestra experiencia de más de 20 años .

Antes de iniciar es importante que es para nosotros cada uno de los conceptos en el proceso de de ventas cuando tienes un equipo.

¿Cómo definir a un vendedor?

Antes de adentrarnos en la administración de vendedores, es importante comprender qué es un vendedor en la actualidad. En su forma más simple, un vendedor es alguien que vende productos o servicios. Sin embargo, en un mundo empresarial cada vez más complejo, la definición varía según el nivel de madurez de tu negocio.

En México, el 62% de las empresas tienen una estructura de ventas en la que los vendedores realizan múltiples funciones, desde la prospección hasta la cobranza, lo que hace esencial una administración eficiente.

Cuales son los objetivos de un vendedor

Los objetivos de un vendedor pueden variar dependiendo de la empresa y la industria, pero generalmente incluyen:

1. Incrementar las ventas: El objetivo principal de un vendedor es aumentar las ventas de los productos o servicios de la empresa en un % o una cantidad económica definido por la empresa. Por ejemplo, un vendedor de seguros puede tener como objetivo aumentar las ventas en un 20% en el próximo trimestre. Según un estudio de HubSpot, el 35% de los vendedores consideran que aumentar las ventas es su principal desafío.
2. Fidelizar clientes: Otro objetivo importante es mantener y fidelizar a los clientes existentes en base a las estrategias y tácticas definidas de la empresa. Un ejemplo sería asegurarse de que los clientes actuales renueven sus contratos o realicen compras repetidas. Según Bain & Company, aumentar la retención de clientes en un 5% puede aumentar las ganancias entre un 25% y un 95%.Según varios estudios y estadísticas sobre ventas y marketing, es generalmente más fácil vender a un cliente existente que buscar y convertir a un cliente nuevo. Se estima que:
   • Es entre 5 y 25 veces más caro adquirir un nuevo cliente que retener uno existente (Fuente: Harvard Business Review).
   • La probabilidad de vender a un cliente existente es de 60-70%, mientras que la probabilidad de vender a un nuevo prospecto es de solo 5-20% (Fuente: Marketing Metrics).
   • Los clientes existentes tienden a gastar un 67% más en promedio que los nuevos clientes (Fuente: Bain & Company).
   • Estas estadísticas subrayan la importancia de centrarse en la retención de clientes y el servicio postventa para maximizar el valor de cada cliente existente.
3. Generar nuevos clientes potenciales: Los vendedores también tienen como objetivo generar nuevos clientes potenciales o prospectos para expandir la base de clientes de la empresa. Por ejemplo, un vendedor puede establecer como objetivo conseguir 50 nuevos clientes potenciales por mes. Según un informe de HubSpot, el 61% de los vendedores consideran que generar clientes potenciales de calidad es su principal desafío.
4. Mejorar la calidad del servicio al cliente: Un objetivo clave es garantizar una excelente experiencia para el cliente. Esto puede incluir responder rápidamente a las consultas de los clientes, resolver problemas de manera eficiente y brindar un servicio personalizado. Un ejemplo sería lograr una calificación de satisfacción del cliente del 95% o más. Según Zendesk, el 86% de los clientes están dispuestos a pagar más por una mejor experiencia de cliente.
5. Cumplir con los objetivos de la empresa: Finalmente, los vendedores deben trabajar para cumplir con los objetivos generales de la empresa, que pueden incluir aumentar la cuota de mercado, mejorar la rentabilidad o expandirse a nuevos mercados. Por ejemplo, un vendedor puede tener como objetivo contribuir a un aumento del 10% en la cuota de mercado de la empresa en el próximo año.

Estos son solo algunos ejemplos de los objetivos que pueden tener los vendedores, y cada uno puede variar dependiendo del tipo de negocio y la estrategia de ventas de la empresa.

Funciones de un vendedor

Uno de los errores más grandes de las PyME es pensar que ser existe el especialista en todo , tratar de que un vendedor sea como el emprendedor , el emprendedor hace de todo , LOS VENDEDORES NO DEBEN DE HACER DE TODO , mi experiencia la función de un vendedor es simplemente VENDER y para hacer su trabajo se le debe de proveer de la información y herramientas necesarias para cumplir su objetivo, si todavía no estas en la posición de poder tener especialistas es importante saber medir las expectativas y definir los tiempos para cada actividad.

Esta es una lista sencilla y general , otra cosa que tenemos que considerar que depende de la madurez del negocio esto se va ajustando, en este listado marcaremos las diferencias.

Prospección de clientes y como administrar a tus vendedores

Buscar activamente nuevos clientes potenciales para aumentar las ventas

Esta función es algo que un especialista puede hacer mas rapido y mas economico que un vendedor , te recomiendo que contrates un asistente para hacer esto, pero en caso que tu presupuesto no lo permita, puedes dividir el tiempo de vendedor .

Todos sabemos que hay horas en las cuales es complicado que un cliente atienda una llamada o una cita , por lo que puedes aprovechar esos espacios e inclusive esa función puede hacerse desde home office y el vendedor puede trasladarse directamente desde el home office con el cliente y regresar a la empresa, solo que es muy importante que se administre el trabajo con herramientas de prospección y reportes de tu CRM

Presentación de productos o servicios

Uno de los problemas principales en la presentación de productos o servicios es la falta de personalización y relevancia para el cliente. Muchas presentaciones son genéricas y no abordan las necesidades específicas del cliente. Esto se puede resolver mediante una investigación exhaustiva del cliente y una preparación adecuada antes de la presentación. Según una encuesta de Salesforce, el 72% de los compradores esperan que los vendedores personalicen las interacciones con ellos. Por ejemplo, una empresa de software puede personalizar su presentación demostrando cómo su producto puede resolver problemas específicos del cliente.

Otro problema común es la falta de enfoque en los beneficios y el valor para el cliente. Los vendedores a menudo se centran demasiado en las características del producto en lugar de destacar cómo esos atributos proporcionan valor al cliente. Para resolver esto, los vendedores deben comprender los desafíos y objetivos del cliente y demostrar cómo su producto o servicio puede abordarlos de manera efectiva. Según un estudio de Corporate Visions, el 86% de los compradores están dispuestos a pagar más por una gran experiencia del cliente.

Además, la falta de habilidades de presentación efectivas también puede ser un obstáculo. Los vendedores deben ser capaces de comunicar claramente el valor del producto y mantener el interés del cliente durante toda la presentación. Esto se puede abordar mediante el entrenamiento y desarrollo de habilidades de presentación, incluida la práctica regular y el feedback constructivo. Según una encuesta de Toastmasters International, el 68% de los gerentes dicen que las habilidades de comunicación verbal son muy importantes para el éxito profesional.

Al resolver estos problemas, los vendedores pueden mejorar su efectividad en la presentación de productos o servicios al adaptarse mejor a las necesidades del cliente, comunicar claramente el valor y diferenciarse de la competencia. Esto no solo ayuda a cerrar más ventas, sino que también contribuye a una gestión más eficaz de los vendedores al aumentar su confianza y competencia en la presentación.

Negociación de ventas

Negociar precios, condiciones de pago y otros términos para cerrar ventas exitosas.

Seguimiento de clientes

Mantener una relación continua con los clientes para asegurar su satisfacción y fidelidad.

Elaboración de informes

Preparar informes de ventas, seguimiento de clientes y otras actividades relacionadas con las ventas para informar a la gerencia.

Atención al cliente

Resolver dudas, quejas o problemas de los clientes de manera rápida y efectiva para mantener su satisfacción.

Esta función típicamente se delega al vendedor pero debe ser una función de un departamento o persona , aunque el vendedor debe siempre atender al cliente que lo busca el departamente de atención al cliente debe tener un proceso para establecer una relación con el cliente y dejar que el vendedor cumpla su función principal.

Participación en eventos de ventas

Asistir a ferias comerciales, exposiciones y otros eventos para promocionar los productos o servicios de la empresa.

Actualización profesional

Mantenerse al día con las nuevas tendencias, técnicas de ventas y productos para mejorar continuamente su desempeño.

En nuestra experiencia es más sencillo administrar a los vendedores y son más efectivos cuando son especialistas.

Según la Asociación Mexicana de Ventas (AMEV), los principales problemas de los equipos de ventas en México son los siguientes:

• Falta de capacitación: Los vendedores necesitan estar bien capacitados para tener éxito. La capacitación debe cubrir los fundamentos de las ventas, así como las habilidades específicas que son importantes para el negocio.
• Falta de motivación: Los vendedores necesitan estar motivados para alcanzar sus objetivos. Las empresas deben ofrecer un sistema de recompensas y reconocimiento que motive a los vendedores a seguir siendo exitosos.
• Falta de liderazgo: Los gerentes de ventas necesitan ser líderes efectivos. Los gerentes deben establecer objetivos claros, proporcionar capacitación y apoyo, y realizar un seguimiento del rendimiento.
• Falta de tecnología: La tecnología puede ayudar a los equipos de ventas a ser más eficientes y productivos. Las empresas deben invertir en la tecnología adecuada para apoyar sus operaciones de ventas.

La AMEV también señala que los equipos de ventas en México suelen enfrentarse a los siguientes desafíos:

• Competencia: El mercado mexicano es competitivo. Las empresas deben encontrar formas de diferenciarse de sus competidores.
• Cambios en el mercado: El mercado mexicano está cambiando constantemente. Las empresas deben estar preparadas para adaptarse a estos cambios.
• Falta de confianza: Los clientes mexicanos pueden ser desconfiados de los vendedores. Las empresas deben trabajar para ganarse la confianza de sus clientes.

La clave para administrar a tus vendedores: Procesos y KPIs

La administración de vendedores se basa en dos pilares fundamentales: los procesos y los KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento).

Procesos para administrar a tus vendedores:

En términos de procesos, es crucial dividir las responsabilidades de manera eficaz. No todo debe recaer en el vendedor, ya que su tiempo es valioso y debe centrarse en cerrar ventas seguras. Aquí está cómo puedes dividir los procesos:

Procesos que un asistente de ventas bien capacitado puede realizar:

• Registro de candidatos.
• Conversión de candidatos en prospectos.
• Registro de prospectos.
• Validación de información de prospectos y ofertas.
• Primeros contactos para establecer una relación entre el vendedor y el prospecto.

Procesos que el vendedor debe llevar a cabo:

• Contacto con un alto conocimiento del problema y capacidad de respuesta al prospecto.
• Llamadas o visitas de seguimiento (dependiendo del precio de tu oferta).

Esta división permitirá utilizar el tiempo del vendedor de manera más eficiente y cerrar ventas con mayor éxito.

KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) para un equipo de ventas:

En cuanto a los KPIs, debes realizar un seguimiento constante de métricas específicas que te ayuden a alcanzar tus objetivos. Algunos KPIs que debes considerar son:

• Cantidad y calidad del contenido generado.
• Crecimiento de tu lista de correo electrónico.
• Conversión de candidatos en prospectos, junto con datos de contacto.
• Número de prospectos diarios necesarios para alcanzar tus metas de ventas.
• Interacciones, como correos electrónicos de primer contacto y respuestas de prospectos.
• Cotizaciones realizadas, plazos de resolución y ventas estimadas.
• Pedidos con fechas de entrega y condiciones de venta.

Los KPIs varían según la etapa de madurez de tu negocio. La automatización y seguimiento de estos indicadores pueden simplificarse utilizando herramientas como la aplicación empresapyme.com.

Consejo Profesional para administrar a tus vendedores:

Optimiza la productividad de tu equipo. Contrata asistentes de ventas para tareas específicas y usa al vendedor para lo que mejor sabe hacer: cerrar ventas. La retroalimentación constante entre el vendedor y el asistente es esencial para el éxito.

Consejo Profesional #2 para administrar a tus vendedores:

Una gran parte del fracaso de los equipos de vendedores es por causa de la empresa y malos hábitos. Entre los errores más graves que he visto en mi experiencia de más de 25 años manejando equipos de ventas y ayudando a empresas a cumplir con sus objetivos, está:

• Material de ventas reciclado, con tachaduras o con información desactualizada.
• Utilizar correo electrónico gratuito como Gmail, Hotmail o Yahoo Mail.
• Falta de supervisión de sus métricas.
• Capacitación no solo en los productos, sino también en tácticas de ventas.
• Lo más importante, la falta de aplicaciones/software para realizar su trabajo, que van desde capacidades para enviar correos electrónicos transaccionales hasta la forma en que revisan sus propias métricas y procesos. Para todas estas necesidades, te recomendamos solicitar una demostración en empresapyme.com. Contáctanos.

En conclusión, administrar a tus vendedores de manera eficaz es esencial para el éxito de tu negocio. Divide las responsabilidades, establece KPIs claros y utiliza herramientas adecuadas para simplificar el proceso. Al hacerlo, podrás alcanzar tus metas de ventas de manera más fácil, ordenada y, sobre todo, consistente . ¡El éxito está a tu alcance!